COSTITUZIONE DI SOCIETÀ

SOCIETÀ: COSTITUZIONE E FUNZIONAMENTO
1.1 IL PROCEDIMENTO DI COSTITUZIONE – QUESTIONI PRELIMINARI
La procedura per la costituzione di una Società PMA richiede, inter alia, lo svolgimento dei seguenti passaggi.
Per costituire una joint venture, gli investitori stranieri e indonesiani concordano i dettagli della stessa e negoziano un accordo. In via preliminare gli investitori devono ottenere conferma (preferibilmente per iscritto) dal BKPM ovvero dall’autorità competente per il settore di business di riferimento del fatto che il settore nel quale intendono investire è aperto agli investitori stranieri e l’indicazione di quali siano i requisiti imposti ai fini dell’ottenimento dell’approvazione della domanda (ad esempio, se si tratta di un’impresa di produzione, dove deve essere situata la fabbrica, e così via). Attualmente non esiste alcun regolamento scritto che fissi un limite minimo di investimento, anche se ai sensi della Company Law ogni società indonesiana deve avere un capitale di almeno Rp 50 milioni (circa US$ 5.500) e almeno il 25% del capitale sociale autorizzato deve essere sottoscritto e interamente versato dagli azionisti. Il BKPM può, di volta in volta, emanare linee guida e policy non scritte circa determinate condizioni cui assoggettare uno specifico settore ovvero un minimo di capitale sociale richiesto per uno specifico settore. Potrà inoltre respingere la domanda qualora il capitale sociale risulti insufficiente ovvero non appropriato.

1.2 PRENOTAZIONE DELLA DENOMINAZIONE
I soci, dopo aver scelto la denominazione della Società PMA, devono ottenere l’autorizzazione al suo utilizzo da parte del Ministero della legge e dei diritti umani (“MOLHR”). Il controllo della denominazione proposta verrà effettuato da un notaio assieme al MOLHR e richiederà circa 1-2 giorni. L’autorizzazione all’utilizzo della denominazione prescelta da parte del MOLHR sarà valida per un periodo di 60 giorni, termine durante il quali occorrerà presentare al MOLHR la domanda di qualificazione quale persona giuridica, in caso contrario sarà necessario ottenere una nuova autorizzazione.

1.3 DOMANDA PER L’APPROVAZIONE DELL’INVESTIMENTO
In caso di informale risposta positiva da parte del BKPM, l’investitore straniero (e indonesiano, qualora si tratti di una joint venture) deve completare l’Allegato I (per ottenere un certificato di registrazione) o l’Allegato III (per ottenere la licenza), vale a dire il modulo di domanda per l’approvazione di una Società PMA che contenga una indicazione dettagliata del progetto proposto. Dovranno inoltre essere forniti ulteriori documenti quali, ad esempio, la copia della identità degli investitori, una descrizione delle attività e gli eventuali ulteriori documenti richiesti dai regolamenti (e policy) del BKPM.

1.4 APPROVAZIONE DELL’INVESTIMENTO
Il Presidente del BKPM rilascia l’approvazione della domanda di investimento di capitali stranieri sotto forma di certificato di registrazione o di licenza.
L’approvazione dell’investimento funge da licenza temporanea d’impresa della Società PMA ed è utilizzata come documento di riferimento da parte di tutti gli enti di governo indonesiani coinvolti (MOLHR, Tax Directorate General, Customs Directorate General e il cosiddetto “ufficio tecnico “, vale a dire il dipartimento che ha il compito di regolare e vigilare sul settore di attività in cui la Società PMA investe). L’approvazione, inter alia, indica la denominazione della società, gli azionisti iniziali, le attività consentite e le possibili agevolazioni sui dazi doganali per talune materie prime non reperibili in Indonesia. La licenza indica inoltre il termine ultimo entro il quale la nuova Società PMA dovrà dare inizio alla propria attività commerciale.
L’approvazione da parte del BKPM dovrà essere emessa entro 3 giorni lavorativi dalla data di presentazione della documentazione completa (vale a dire la domanda e i relativi documenti giustificativi).

1.5 LO STATUTO
I soci (o i loro consulenti) devono predisporre lo statuto della Società PMA. Se richiesto, la bozza dello statuto, o parte dello stesso, potrà essere controllata informalmente dal MOLHR per mezzo di un notaio indonesiano.

1.6 L’ATTO COSTITUTIVO
Approvato l’investimento da parte del BKMP e definito lo statuto, i soci redigono l’atto costitutivo dinanzi ad un notaio indonesiano e successivamente prendono accordi per i servizi di acquisto o di locazione degli uffici, per l’apertura di un conto corrente bancario a nome della Società PMA e per l’acquisto dei beni necessari.
La Company Law prevede che alcune disposizioni dello statuto debbano essere redatte in forma standard e pertanto un eventuale scostamento da detto standard potrebbe non essere accettato dal MOLHR.
Sebbene la Società PMA esista dal momento della sottoscrizione dello statuto dinnanzi al notaio, la stessa acquisterà effettivamente la personalità giuridica solo all’emissione del decreto di legalizzazione da parte del MOLHR. Va inoltre notato che tutte le Società PMA (così come le altre società non-PMA) devono avere almeno 2 soci dalla costituzione e per tutta la durata delle stesse. Laddove, in qualsiasi momento, vi sia un solo azionista per un periodo superiore a 6 mesi, detto azionista sarà personalmente responsabile per tutte le attività e i debiti della Società PMA.

1.7 IL CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE E IL CONSIGLIO DEI COMMISSARI
La Società PMA deve essere gestita da un consiglio di amministrazione nominato dagli azionisti, costituito da almeno un amministratore (alcune società devono averne più di uno); qualora vi siano più amministratori, uno di questi sarà nominato presidente del consiglio di amministrazione.
Ai sensi della Company Law, una società deve anche avere un consiglio dei commissari con il compito di sovrintendere alla gestione condotta dal consiglio di amministrazione e di fornire consulenza a quest’ultimo circa la gestione quotidiana della società. Il consiglio dei commissari deve comprendere almeno un commissario. I commissari, come gli amministratori, posso essere nominati (o rimossi) solo dai soci.

1.8 PROCEDIMENTO SUCCESSIVO ALLA COSTITUZIONE
Alla Società PMA che ha ottenuto l’approvazione dell’investimento sarà dato un limite di tempo entro il quale portare a termine il suo progetto, vale a dire fino a 5 anni dalla data del rilascio dell’approvazione.
Detto limite di tempo per il completamento del progetto può essere prorogato e l’autorizzazione può essere revocata, se risulta – entro il limite di tempo prolungato – che nessuna attività ha avuto luogo, salvo decisione contraria del Presidente del BKPM o di altre autorità.
Successivamente all’iscrizione dell’atto costitutivo, la Società PMA dovrà ottenere una lettera di domicilio rilasciata dal Sub-District (Lurah) e potrà quindi richiedere il codice fiscale (“NPWP”) presso l’ufficio delle imposte territorialmente competente.
La Società PMA deve anche aprire un conto corrente in banca a suo nome presso il quale gli azionisti dovranno procedere al pagamento del capitale inizialmente sottoscritto. La ricevuta di avvenuto pagamento presso la banca del capitale (di solito sotto forma di copia del bonifico bancario) o una dichiarazione dei soci, attestante l’avvenuto pagamento del capitale, deve essere presentata al MOLHR.

.9 PRIMA ASSEMBLEA DEI SOCI
Entro 60 giorni dall’ottenimento da parte della Società PMA dello status di società a responsabilità limitata da parte del MOLHR, deve tenersi la prima assemblea straordinaria degli azionisti al fine ratificare le attività condotte dai soci nell’interesse della Società PMA prima della sua costituzione o prima dell’ottenimento dello status di società a responsabilità limitata. In mancanza di detta delibera la Società PMA non sarà ritenuta responsabile e i soci saranno personalmente responsabili per le attività poste in essere.

.10 PERSONALITÀ GIURIDICA
Per ottenere il decreto MOLHR di riconoscimento della personalità giuridica di una Società PMA, i soci devono presentare una domanda in formato elettronico al MOLHR per mezzo di un notaio indonesiano e compilare un modulo (Notarial Deed Application Form I, “FIAN I “) che deve contenere almeno le seguenti informazioni relativa alla Società PMA:
– il nome e il domicilio;
– la durata (che può essere illimitata);
– gli scopi e gli obiettivi;

– l’importo del capitale sociale autorizzato, versato e sottoscritto;
– l’indirizzo.

Il FIAN I deve essere compilato e presentato al MOLHR entro 60 giorni dalla stipula dell’atto costitutivo, unitamente ai seguenti documenti giustificativi:
– copia dell’atto costitutivo;
– ricevuta di pagamento della registrazione della domanda di approvazione presso il MOLHR;
– ricevuta di pagamento della banca attestante il versamento del capitale iniziale della Società
PMA;
– lettera di domicilio ovvero una dichiarazione che contenga l’indirizzo completo della Società PMA, sottoscritta dal consiglio di amministrazione, dal consiglio dei commissari e dai soci;
– copia del codice fiscale della Società PMA;
– altri documenti giustificativi delle istituzioni competenti ai sensi delle disposizioni legislative e dei regolamentari applicabili.
Se il modulo di domanda e i documenti giustificativi risultano conformi alle disposizioni legislative e regolamentari applicabili, il MOLHR rilascia immediatamente una dichiarazione di non opporsi alla domanda presentata in formato elettronico.
Entro 30 giorni dalla data della dichiarazione di non obiezione, la Società PMA deve presentare la domanda cartacea corredata di tutti i documenti giustificativi. Se tutti i requisiti sono pienamente soddisfatti, entro 14 giorni il MOLHR emetterà un decreto di legalizzazione della personalità giuridica della Società PMA sottoscritto elettronicamente.
Se la domanda per il decreto MOLHR non è presentata entro 60 giorni dalla data di iscrizione dell’atto costitutivo, l’atto costitutivo della Società PMA perderà efficacia alla scadenza del termine e la Società PMA dovrà essere posta in liquidazione dai soci.
Il MOLHR esaminerà lo statuto della Società PMA per assicurarsi che non sia in contrasto con le disposizioni della Company Law e che non si discosti dalle norme standard.
Entro 14 giorni dal riconoscimento della personalità giuridica della Società PMA, il MOLHR deve pubblicare l’atto di costituzione della Società PMA e il riconoscimento della personalità giuridica sulla Gazzetta di Stato.

.11 ISCRIZIONE NEL REGISTRO DELLE IMPRESE
Una volta approvato, l’atto costitutivo deve essere depositato presso il registro delle imprese tenuto dall’ufficio locale del Ministero del Commercio più vicino al domicilio della Società PMA. Tale registrazione deve essere effettuata entro 30 giorni dalla data di approvazione dell’atto costitutivo da parte del MOLHR. Trascorsi 3 giorni dal ricevimento del modulo di iscrizione e dei documenti giustificativi, la Società PMA riceverà un TDP (Tanda Daftar Perusahaan o Company Registration Certificate, “TDP”).